¿En qué se basa un BRIEFING o informe?
La clave para adquirir información es preguntar y saber escuchar con atención las respuestas, para ir enlazando más preguntas y más respuestas; afinando cada vez más sobre el concepto que se está investigando.
Preguntar es un Arte, saber escuchar también lo es.
A excepción del método de observación visual, en el que no se realizan preguntas, lo más usual es adquirir información a base de preguntas.
La improvisación juega un papel fundamental para ir enlazando respuestas, pero lo fundamental es tener desde el inicio las preguntas concretas que necesitamos hacer en referencia a la temática.
En el caso de un BRIEFING sobre una acción en concreto, no pueden eludirse 8 preguntas iniciales:
- ¿Qué?
- ¿A quién?
- ¿Por qué? o ¿para qué?
- ¿Cómo?
- ¿Cuándo?
- ¿Dónde?
- ¿Cuánto?
- ¿A cambio de qué?
A todos los niveles, es básico conocer estos aspectos para ubicarnos en el contexto que sea.
Cada caso es diferente y al igual que se aplica un embudo, debemos de ir filtrando toda la información recibida en cada pregunta para llegar a un único punto: la respuesta a la duda.
Con la práctica, todas estas preguntas se realizan de forma natural, pero es bueno tenerlas anotadas para que se olvide ninguna, en ningún caso. Así se gana tiempo y se concretan las acciones con máxima profesionalidad.
Un profesional destaca más por su sencillez, que por su complejidad, a la hora de concretar aspectos ante cualquier interlocutor.
Tengamos siempre presente, que la responsabilidad de ser entendidos recae sobre el EMISOR, nunca sobre el receptor del mensaje; por lo que hay que confirmar que toda la información es comprendida adecuadamente.
Estos elementos y principios básicos, suelen pasar desapercibidos, se les da poca importancia; cuando son las bases fundamentales para todas las comunicaciones y recopilaciones de información que realizamos a diario.
Concretando respuestas, nos centramos en las siguientes:
- ¿Qué? LA ACCIÓN.
- ¿A quién? EL TARGET O PÚBLICO.
- ¿Por qué? o ¿para qué? EL BENEFICIO.
- ¿Cómo? EL MÉTODO.
- ¿Cuándo? EL TIEMPO.
- ¿Dónde? EL LUGAR.
- ¿Cuánto? LA CANTIDAD.
- ¿A cambio de qué? EL OBJETIVO.
La sencillez y la simplificación, son el camino más adecuado para una fácil comprensión. Que no quiere decir que sea sencillo, ni breve, el lograrlo. Requiere de dedicación y tiempo, aplicado a concretar todos los aspectos necesarios para que nuestros públicos reciban de nosotros la máxima calidad informativa.